Fachspezialist/in Operativer Einkauf und Sektionsassistent/in

Diesen Beitrag können Sie leisten

• In Ihrer Funktion sind Sie verantwortlich für den operativen Einkauf von Standardartikeln, Projektgütern und Dienstleistungen bei unseren internen und externen Lieferanten. Von der Offertanfrage bis zum Rechnungseingang sorgen Sie für einen reibungslosen und termingerechten Ablauf der Beschaffungen unserer Sektion. Dabei stellen Sie sicher, dass die Beschaffungsrichtlinien des Bundes eingehalten werden.
• In der Einkaufsadministration erfassen Sie Bestellungen, pflegen die Stammdaten in unserem ERP-System, erstellen Kaufverträge nach Vorlage und geben Verträge im SAP ein. 
• Sie arbeiten eng mit den Fachbereichsveantwortlichen zusammen und unterstützen diese je nach Bedarf bei allen beschaffungsrelevanten Tätigkeiten.
• Den Informationsaustausch pflegen Sie sektions- und abteilungsintern sowie mit unseren Lieferanten.
• Als Sektionsassistenz koordinieren und überwachen Sie Termine, führen die Sektionsagenda, organisieren Sitzungen und führen Protokoll. Sie aktualisieren regelmässig unseren Inter- und Intranetauftritt. Sie verwalten Adress- und Projektlisten und unterstützen unsere Mitarbeitenden bei Fragestellungen zum Dokumentenmanagement.
• Sie sind unsere Ansprechperson für die Reservation von Dienstfahrzeugen und übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben.
• Bei Not- und Soforthilfeaktionen der Humanitären Hilfe übernehmen Sie eine Funktion an der Zentrale und unterstützen durch Journalführung, besetzen die Telefonzentrale und übernehmen bei Bedarf Bereitschaftsdienst.

Das macht Sie einzigartig

• Sie verfügen über eine abgeschlossene, kaufmännische Ausbildung, Matura oder eine gleichwertige Weiterbildung.
• Sie bringen fundierte Erfahrung im operativen Einkauf von Gütern und Dienstleistungen von lokalen und internationalen Lieferanten aus dem technischen Umfeld mit. Sie haben auch schon Erfahrungen in der öffentlichen Beschaffung? noch besser!
• Assistenzaufgaben nehmen Sie gerne wahr, in Nothilfeaktionen auch einmal ausserhalb der normalen Arbeitszeiten.
• Ihr sicheres Auftreten überzeugt, sie führen Verhandlungen auf Augenhöhe und vertreten Ihre Anliegen. Teamfähig und organisatorisch stark, bringen Sie die Dinge zum Laufen.
• Sie sind bereit, in einer dynamischen Organisation weitere Aufgaben zu übernehmen, Neues zu lernen und sich weiter zu entwickeln. Sie sind fit im Umgang mit ERP-Systemen und digitalen Tools.
• Gute, aktive Kenntnisse in einer zweiten Amtssprache und verhandlungssicheres Englisch sind eine Voraussetzung für diesen spannenden, vielseitigen Job.

Auf den Punkt gebracht

Sie haben Erfahrung im operativen Einkauf, lieben den Lieferanten- und Kundenkontakt und arbeiten gerne in Teams? Sie organisieren gerne und übernehmen gerne Verantwortung? Sie lieben Vielseitigkeit und Abwechslung? Wenn Sie diese Fragen mit ja beantworten können und die humanitäre Tradition der Schweiz mit uns weiterführen wollen, dann suchen wir Sie!