Sektionsassistent/-in

Diesen Beitrag können Sie leisten

• Zuständig für sämtliche Sekretariatssaufgaben der Sektion Museen und Sammlungen wie z.B. Termine koordinieren, Sitzungen und Dienstreisen organisieren, Informationen auf Intranet und Internet publizieren, korrekte Abläufe im Vertragsmanagement sicherstellen sowie diverse weitere administrative und organisatorische Aufgaben übernehmen
• Bei Ausschreibungen der Finanzhilfen der Sektion mitarbeiten
• Zwischen- und Schlussberichte im Zusammenhang mit den Finanzhilfen kontrollieren
• Pendenzen- und Aufgabencontrolling im zugeteilten Bereich wahrnehmen und sicherstellen
• Auskünfte erteilen bei internen und externen Anfragen sowie Korrespondenz in Deutsch, Französisch und Italienisch

Das macht Sie einzigartig

• Kaufmännische Ausbildung mit Arbeitserfahrung in ähnlicher Funktion in der öffentlichen Verwaltung und im Kulturbereich
• Rasche Auffassungsgabe sowie ausgeprägte Planungs- und Organisationsfähigkeit
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der üblichen Büroautomationssoftware (MS Office, MS Outlook); Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Excel
• Ziel- und Ergebnisorientierung, Dienstleistungsorientierung, Loyalität, Belastbarkeit und Gelassenheit auch unter Zeitdruck
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse von zwei Amtssprachen sowie Kenntnisse einer dritten Amtssprache von Vorteil

Auf den Punkt gebracht

Sie sind engagiert, gut organisiert und suchen eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem kulturellen Umfeld? Als Assistent/-in im Sektionssekretariat sind Sie zuständig für den reibungslosen Ablauf der vielfältigen Geschäfte der Sektion Museen und Sammlungen und tragen aktiv zum Erfolg unseres Teams bei.